在机关和企事业单位中，办公室是作为综合协调部门和中心办事处存在的，是整个单位中各个部门沟通联系的纽带，为机关和企事业单位各种工作的顺利开展具有重要作用。而在办公室的日常工作中，资料管理是一种最基本、最常规的工作。随着社会的发展和科技的进步，现代信息技术已经渗透到各个行业、各个领域，办公室资料管理也不例外。文章就是讨论在做好办公室资料管理工作的背景条件下，如何运用现代信息技术，更好地完成办公室工作。

1 现代信息技术的内涵
　　信息技术的英文名称是InformationTechnology，简称IT，指的是利用电子计算机和先进的通讯手段完成信息的传递、储存、获取、处理和显示分配等工作，是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。它主要是应用计算机科学和通信技术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件。信息技术主要包括四个方面：
　　1.1 感测与识别技术
　　这类技术的总称是“传感技术”，包括信息的提取、识别和检测等技术，与通信技术和测量技术有效结合之后形成遥感技术，能够加强使人能感应信息的能力。
　　1.2 信息传递技术
　　基本上所有的通信技术和广播技术都属于信息传递技术，这种技术的功能是实现信息可靠、快速和安全的转移。
　　1.3 信息处理技术和信息再生技术
　　信息处理技术主要包括对信息进行压缩、编码、加密等处理，在此基础之上，还可形成新的更深层次的决策信息，这被称为信息的“再生”。信息的处理技术和信息再生技术都是建立在电子计算机的强大功能之上的。
　　1.4 信息使用技术
　　这在信息过程中处在最后，主要内容有现实技术和控制技术。
　　当今社会，在经济和科技的飞速发展之下，信息技术已经相当完善，甚至发展成为一门综合性很强的高科技学科。现代信息技术一通信、计算机、电子、光电以及自动化为基础，集信息的产生、转换、存储和加工图像、声音、数字及文字信息等多种技术在仪器的高新技术的总称。现代技术的发展，打破了传统信息传递中时间和空间的限制，使得任何地点、任何时间获取所需信息成为可能，在知识信息全球化的今天，基本已经取代传统管理模式，成为影响最大的学科之一。
　　在办公室的管理工作之中，现代信息技术就是使用先进的技术，利用各种设备和信息系统协助人力完成各种工作，达到提升工作效率和工作质量的目的。在办公室资料管理工作中，现代信息技术的使用主要体现在收发文管理、会议安排、档案管理、公文流转、电子表格、文献检索、电子邮件等这些非结构化数据的处理和交换过程。

2 办公室资料管理工作的特点
　　办公室资料管理工作主要有四个特点：
　　2.1 具有及时性，资料文件的管理，是各类信息往来的形式，上传下达。
　　2.2 具有指导性。办公室需要管理的资料当中，有许多都是国家政府的指导性政策和上级领导的批示文件，是下层开展工作必须遵守的依据，对这些文件的管理具有很强的指导意义。
　　2.3 具有广泛性。办公室资料作为信息的传递工具，涉及到的对象几乎包含了机关或者企事业单位和外界的方方面面，就有很大的广泛性。
　　2.4 具有连续性。办公室管理资料还需要对所有工作进行总结，保证所有工作都能顺利开展，具有明显的连续性。
　　当今办公室内的资料管理工作呈自动化、信息化发展，现代信息技术在其中得到了广泛的应用，比如办公室资料管理就离不开各种办公软件。
　　实践证明，办公室资料管理工作的信息化、自动化建设离不开一流的现代信息技术的应用。从笔者多年的办公室资料管理服务工作实践来看，未来的办公室资料管理离不开各类办公软件的支持。只有具备与时俱进的精神，在结合了办公室资料管理工作特点的基础上，充分有效地发挥现代信息技术的作用，就可以有效地提高工作效率，促进办公室资料管理工作的顺利开展。

3 如何有效发挥现代信息技术在办公室资料管理中的作用
　　只有与时俱进，用先进的科技武装自身，才能跟得上时代的脚步，保证工作的效率。为了有效发挥现代信息技术在办公室资料管理中的应用，我们应该做到以下几点：
　　3.1 重视员工思想，争取领导支持
　　随着时代的发展，现代信息技术已经在办公室资料管理系统中普及，所以提高办公室工作人员的信息化意识，促进办公室资料管理工作由传统方式向信息化的转变。现代信息技术是一项高新科技，还需要落实经费、制定管理制度等许多方面得到落实才能实现，这一切都要得到领导支持才能实现。
　　3.2 信息技术要结合办公室资料管理工作的特点
　　在市场上，适用于办公室资料管理的软件有许多种，并没有统一的标准，再加上办公条件和办公需求的差异，在对现代信息技术进行选择的时候，一定要考虑办公室的实际情况，添加传真机、扫描仪、打印机和计算机等设备，将一流的现代化办公带进办公室，取代传统的办公方式，实现资料收发、传送、处理、调用和保存的一体化，提高工作效率和工作质量。
　　3.3 重视制度建设，优化资源配置
　　应当建立合适的制度，保证现代信息技术在办公室的应用有章可循。并且不断优化办公室中的各种资源配置，组织管理人员完善机关或者企事业单位的信息化整体规划，增强使用人员对信息办公自动化的了解，提升办公技能。信息化办公的建设，实现了企业各管理部门和行政机构的网络化，建立健全了各个职能部门的信息共享，管理人员在进行决策时通过信息数据及时、准确地获取，从而提高决策的准确性和有效性。
　　3.4 提高办公室资料管理员的业务素养
　　办公室资料管理工作的开展，是通过办公室工作人员完成的。这就决定了办公室信息化办公系统的运行，与办公室资料管理员的业务素质息息相关。所以提高办公室资料管理员的专业理论知识和操作水平，是现代信息技术能否在办公室资料管理工作中顺利的开展的重要因素。办公室资料管理人员只有具有强大的信息素养，才能跟的上行政管理的信息化建设步伐。同时也要求机关或者企事业单位培养一定数量的高素质、善服务的办公室软件开发与维护的员工，从而为办公室资料管理的信息化建设提供有力的技术支持。

4 结束语
　　办公室资料管理工作是行政管理工作最基础、最核心的工作。因此要求办公室资料管理工作者进一步解放思想、更新观念，充分运用互联网络、门户网站、办公自动化等现代科技手段以及现代管理系统理论，全面提升办公室工作效能，为提高单位的综合管理水平和社会效益做出应有的贡献。

参考文献
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