当今企业办公室工作的思考

文／吴继超

随着我国经济的快速发展和企业体制改革的不断深化，不断提高企业的管理水平已成为企业发展的主要方向，企业办公室作为企业的综合办事与服务机构，如何紧紧围绕企业的中心工作，促进企业更好更快发展，是摆在每个企业办公室面前的主要任务。本文从办公室的主要职责入手，指出加强制度建设、队伍建设、办公自动化建设，不断增强办公室工作的创新能力和工作效率，是促进企业各项工作全面发展的有效途径。

办公室的主要职责

办公室工作是企业领导工作的折射, 是机关工作的浓缩。其职责概括起来就是办文、办会和办事, 具体而言, 则主要有以下六个方面。

服务“窗口”

服务工作是办公室工作的重要职能。从根本上说, 办公室就是一个服务性部门, 一方面为领导服务, 另一方面则为广大员工服务。同时, 办公室又是一个重要的“窗口”, 在机关部门中处于核心位置, 在对内工作(如沟通、协调、参谋、督办等) 和对外工作(如接待、交流、公关、联系等) 中发挥着重要的职能。

参谋决策

办公室是企业的智囊团, 是领导决策的参谋者。办公室的主要工作进入领导决策和决策落实的全过程, 通过开展调研、收集信息、整理资料、专家论证、草拟文件、设计方案等, 为企业民主决策、科学决策开辟渠道, 提供依据和参考。在必要时, 办公室也要参与决策。

3、综合协调

办公室是机关运转的“轴心”, 担负着领导与领导、领导与下级以及部门与部门、企业之间的综合协调工作。

4、督促检查

办公室必须对企业作出的决定、决议和工作部署, 对领导批示、交办任务等的贯彻落实情况进行督促检查, 及时向企业党政领导反馈。

5、办文办会

办文办会是办公室的一项基本职责。主要是: 负责企业主持召开的各种会议的筹备和会务工作; 负责会议记录、编发纪要、起草文件和讲话; 负责企业内文件的送审、登记、校对、印发以及上级文件的处理工作等。

6、其它事务

除上述工作外, 办公室承担着大量的事务性工作, 如信访、接待、保密、档案、机要交换, 以及企业党政领导临时交办的任务等。

加强办公室工作的思考

加强制度建设，规范各项工作

任何规范、高效、有序的管理，都离不开科学的制度为先导。办公室工作涉及面广、头绪繁杂，若没有健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，就容易造成管理上的无序和混乱，出现工作失误。因此，加强办公室制度建设，把办公室工作纳入规范化、程序化、科学化轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。一方面要继续完善公文处理、会议组织、信访接待、公章管理、工作例会、督查督办等常规制度的建设，使办公室常规工作程序化、固定化。另一方面要建立起明确的岗位目标管理责任制度。对办公室的工作进行科学分类，定量分解，使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求。同时，进行严格考评，以评促建，保证办公室各项工作目标明确，责任到位，落到实处，取得实效。

强化办公室队伍建设，提高业务素质

加强办公室队伍建设，提高自身业务素质，是适应企业现代管理的需要。从实际工作来看，企业办公室涉及的业务知识广，因此，办公室人员在专业上要有一定的深度，在知识面上有一定的广度，要逐步由专业性人才向综合性人才转变，形成一专多能的素质结构。企业要多为办公室人员提供学习的机会，提高自身素质。通过加强各种形式的培训活动，派出办公室管理人员参加相关的培训班、学术交流会议等进行学习；企业内部也可以定期举办一些办公室管理人员业务经验交流会，就工作中常常出现的一些问题相互讨论；企业应鼓励办公室管理人员从事专业学术研究，并经常和外界保持联系，多参加一些学术交流活动。

在工作实践、学习培训中，培养办公室人员的组织协调能力、文字表达能力、信息服务能力、政策分析能力和开拓创新能力，形成一支专业化办公室队伍。

做好协调、督办工作，保证工作落实

办公室既是综合办事机构，又是重要的协调部门。随着企业改革的不断深化，企业的事务性、涉外性工作日益增多，协调综合的难度越来越大。如何科学分解任务，辨别轻重缓急，是办公室工作人员做好协调督办工作的有效途径。办公室人员要全面掌握上级有关政策和企业的相关规定、工作程序，了解企业各方面的情况，熟悉企情，在熟悉各部门职责范围的基础上，对工作科学分解，合理安排，力求使企业的各项工作有条不紊。同时，应建立起督办工作网络，健全督办工作制度，对协调督办的事项落实情况进行定期检查。

理顺两个关系

办公室工作的综合作用，决定它总是处于诸多关系的网络中，不理顺和调整好各种关系，就会使工作受损。在诸多关系中应特别注意理顺好以下两方面的关系：一是理顺上级和下级的关系，摆正自己的中间枢纽位置，善于运筹和斡旋。

二是理顺办公室与同级部门的关系，摆正自己的协调、服务的位置。

本着“要事”先办，“急事”速办，“缓事”也需办的原则，科学地做好各方面的工作。

5、转变思想观念，树立并强化三种意识

(1) 树立创新意识。办公室工作只有不断地寻求思想观念上的更新，才能在方法、措施上更加有力。

(2) 树立效率意识。办公室工作需注重办事的质量和效率，在“优”和“快”字上多下功夫，努力做到特事特办、新事新办、难事巧办，不断提高办公室的工作效率和质量。

(3) 强化服务意识。“管理就是服务”，办公室要努力为领导服务，为部门服务，为广大员工服务，在服务的方位、范围、方式、方法等方面不断提高认识、拓展领域，强化“高效服务”、“全程服务”、“主动服务”，在服务中提高办事效率，在服务中树立和维护办公室的权威和形象。

6、加强办公自动化建设

办公自动化是实现办公管理现代化和决策科学化的必不可少的前提条件。因此，办公室必须加强办公自动化建设，采用先进的办公设备和手段加工、传输办公信息，创建高效率、高质量的现代办公机制。通过强化信息网络工作，建立起完善的计算机信息网络机构和规范化的信息工作制度，进一步加强办公自动化软件的运用，形成良性运行的企业信息网络。