论高校档案信息化管理平台的建设

陶　岚

摘　要:建设高校档案信息化管理平台是高校档案管理的必然发展趋势,采取“专项投入、数字传递、结合规划、远近结合”的基本对策能有效推进档案信息化管理平台的建设工作。

关键词:高校档案　档案信息化管理平台　数字化

中图分类号: G640 　文献标识码:A 　文章编号:1009 - 5675 (2010) 04 - 189 - 03　　

“将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”[1 ] ,这是2008 年9 月1 日起颁布施行的《高等学校档案管理办法》对高校档案信息化建设提出的明确目标。那么,如何搞好档案信息化建设就是摆在每一个高校档案工作者面前需要迫切解决的现实与理论问题。由于历史的原因,许多高校还未制定统一的档案标准和信息化发展规划,档案信息化程度参差不齐,在建设档案信息化管理平台时,资金投入规模、见效速度、实施策略等许多问题仍困扰着部分高校并使得建设工作难于抉择。因此,高校档案工作者需要了解档案信息化管理平台的内涵、流程及建设的必要性,并采取恰当的工作方案和对策,才能有效推进档案信息化建设进程。当前最艰巨的任务就是对现有档案管理模式进行创新和改革,采取恰当的对策和方案,构建以多媒体、网络和通信等新技术为载体,以档案资源和校园网为依托的档案信息化管理平台。这既是高校提高档案信息化程度,落实档案信息化建设工作的重要手段和方法;也是充分发挥高校档案信息化管理平台对提升高校档案的管理效率和效益,扩大其规模、延展其功能、强化其开放性的现实需要。

　　一、高校档案信息化管理平台的内涵及建设的必要性　　11 高校档案信息化管理平台的内涵众所周知,信息化管理是利用(以计算机为主的) 智能化工具来计划、组织、协调和指挥工作的,是一种高效、新型生产力的代表。信息化管理平台则是由计算机软硬件、互联网和其它支持设备构成,专业人员使用多媒体、网络、通信等新技术,实现信息程序化处理和数字化传递,为用户提供规范化、标准化服务的一种计算机管理系统。据此,笔者认为,高校档案信息化管理平台就是将高校档案利用计算机信息处理技术进行采集并以数字化形式分类存贮后,利用校园内局域网和计算机联机服务设备进行传递,在保证数据的完整性和安全性的前提下,使用户能以智能检索为手段同步访问同一个档案数据库,从而实现档案资源共享的这样一个系统集成。它包含: 硬件设备(如扫描仪或数码摄影机、音视频设备、服务器、数字存储设备、路由器、网络设施、用户终端、打印设备等) 、软件工具(如档案信息加工发布软件等) 和系统维护人员[2 ] 。简而言之,高校档案信息化管理平台就是学校档案信息资源与学校公共信息传递系统结合而成的一个计算机服务平台。21 高校档案信息化管理平台建设的必要性建设档案信息化管理平台是高校档案工作一次质的飞跃,对于高校档案部门适应教育体制改革具有重要意义,是高校建设和发展进程中多方面工作的迫切需要和必然选择。

(1) 是适应高校档案存量剧增的需要高校档案分党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事等许多类别和科目,随着高校规模的快速扩张,以及高校管理体制改革中一批院校先后进行合并调整,加上大量二级学院的建设,档案数量呈几何级增长。档案数字化录入并通过信息化平台提供服务,是适应高校档案存量剧增的需要,是优化高校档案管理的必然发展趋势。

(2) 是提高高校档案管理和使用效率的需要丰富的档案馆藏使档案管理者的工作强度越来越大,整理、分类、编目、保存、办理调阅手续、回收、再保存等工作使用传统手段已无法圆满完成,管理创新成为了必然。而只有利用数字化处理、信息服务网络传递等技术工具对档案资源进行采集、加工、传输、调阅,实现档案信息在管理方和终端用户间的自动交换,才能大幅提高档案管理的效率与效益,才可能实现高校档案的利用资源化、服务规范化、使用高效率、管理低成本的目标。[2 ] 可见高校建设档案信息化管理平台是实现档案管理现代化的客观要求,是提高档案服务质量的必由之路。(3) 是保护档案安全和系统完整的需要高校档案是国家档案信息的一部分,在高效利用档案的同时,保护档案,并使其系统完整是高校档案工作者的职责。电子档案的传递是使原始档案(特别是珍贵档案) 免于受损最有效的手段。同时,高校档案信息化管理平台可轻易实现对用户分级授权,即不同内容和密级的档案针对不同的授权者开放,且不会发生操作失误。(4) 是为高校提升科研和教学水平更好服务的需要高校档案数字化后使档案信息的“流动性”大大增强。利用高校档案信息化管理平台加强对科研教学档案资料的集成,促进学术信息资源的交流和共享,对高校提升科研和教学水平具有重要意义。教师可利用该平台轻松查阅各学科历年研究成果和科研项目进程、各类资助项目的基本信息、各项试验的记录数据、出版物的电子文档等等。同时学校档案馆将有能力建立各学科的学术带头人资料库和专家库。一个完善的档案数据库加上信息化服务平台可大力促进本校的科研和教学水平的提升。(5) 是满足用户访问便捷、舒适的需要档案信息化服务平台能够以智能检索技术为基础,向用户提供熟悉友好的检索界面,使用户在得到授权的前提下利用该平台快速、方便地得到有价值的电子档案信息。以学生就业时的学历背景调查为例,目前大部分用人单位利用该平台对外接口来落实学生毕业文凭的真实性,没有完善档案信息化服务平台(学籍档案录入系统) 的高校将对毕业生就业造成一定影响。(6) 是高校档案建设自身发展的需要“校兴于才,馆兴于藏”。有价值的档案资料越多,服务体系越完善,档案使用频率越高,则越能体现档案的价值,社会资源和高校资源越向档案管理部门倾斜。档案及档案馆(室) 的根本价值在于高质量地服务于用户,正是因为高校档案信息化管理平台能向用户提供多元化服务,适应信息化社会的需要,政府和高校都在加大设备、设施的投入,使数字化档案馆得到长足的进步。

二、高校档案信息化管理平台建设的基本对策既然高校档案信息化管理平台建设是必要的,那么应采取怎样的基本对策才能建设好、利用好、维护好这一平台呢?11 高校档案信息化管理平台提供服务的流程分析首先,我们举一个高校档案信息化服务平台的应用实例。某高校远离本部档案馆的二级学院新建一座图书馆,其排污管道需接入校园主干管。图书馆处于密集校舍区,四周密布管网且已建成四年。该学院基建处长利用学校档案信息化管理平台,以授权口令在学校基建类档案市政工程子目下查阅到校区管网综合图电子文档,很快设计出排污管道路线图,避开了原有自来水、燃气管道,利用周边道路将图书馆排污管道顺利接入了校园主干管。从上述实例,我们可看出,高校档案信息化管理平台提供服务是一个由硬件、软件、系统维护者和使用者构成的一个完整流程。数字化处理后的档案存贮在平台的数据库中,授权用户得到系统认可通行后(相当于办理手工调阅手续) ,利用终端计算机可随时访问调阅数字化档案,档案资源因此得到了充分利用。我们可从以上流程反馈的各个环节入手,采取恰当的对应之策来建设好高校档案信息化管理平台。21 加大平台建设专项投入,实现档案“数字化传递”先进的数字化处理技术、网络技术和通信技术已经为高校档案信息化管理平台建设提供了基本技术保障,加大高校档案信息化管理平台建设专项投入,推动新技术的应用和发展,才可能真正实现档案信息的数字化传递。

(1) 计算机管理系统的建设高校档案管理部门首先应采购完善的档案计算机管理系统。它包含扫描仪、数码摄影机、音视频设备等各类输入设备,打印机等输出设备,服务器等中枢设备,联机设备,网络通信设备,终端查询设备等,并配以各种支持软件,这些是实现档案存储数字化、传播网络化的前提,是高校促进档案信息化建设的物质基础。(2) 按照信息化管理平台规则和标准进行档案管理为了使数字化档案能让用户使用熟悉的检索方式和应用软件进行查询使用,那么档案的采集、整理、分类、编目、存贮和调阅必须进行按信息化管理平台的规则和标准来进行。计算机编码的格式标准必须与终端机应用软件相对应,原始档案与电子档案的目录应按照既定规则进行“一对一”地编制,模块化的硬件系统有利于维持低故障率和降低设备维护成本,信息存储单元化将满足数据库的不断扩展以及分级授权的需要,电子档案存贮备份系统应与主系统分开放置以防止同时毁损。

按信息化管理平台的规则和标准实施档案管理后,档案管理将开始由被动值守向主动服务的方式进行转变。(3) 认真培训平台维护人员,加大宣传力度高校档案信息化管理平台的建设和应用对档案管理者提出了前所未有的挑战,管理工作涉及档案保护、情报研究、计算机软硬件等多学科交叉。“27 号令”要求当代档案工作人员应“具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能”。加强对平台维护人员专业知识结构的研究和分析,培训适应档案信息化建设的管理人才,是平台建设成功的关键之一。同时,高校应加大对档案信息化管理平台的宣传力度,让大家认识到它是档案馆的扩展和延伸,鼓励大家尽快了解其服务功能并使用和接受它,使档案信息化管理平台成为高校档案服务的主渠道。(4) 与校园网紧密结合,加大平台特色建设随着高校工作信息化程度的不断提高,许多校内科研机构或分校区都具备电子政务、电子资料库,档案信息化管理平台可紧密结合校内局域网与各教学、行政机构间进行信息互换并及时提供服务。档案管理部门对一般档案可实施网络搜集,平台整理,无偿服务,并利用庞大的数据库建立特色档案,如学校专家档案库、重大事件档案、优秀校友档案、校运会档案等。另外,学校档案馆与上级行政主管部门或档案管理部门可实现信息互换,资源共享,以促进学校科研教学发展和档案建设工作。(5) 大力发展联机服务终端,推广用户自觉使用档案信息化管理平台需要有足够多的联机计算机终端或档案查询机进行支持,才能让用户深刻体会档案信息化服务平台的快捷和方便,以更快地推广用户自觉使用档案信息服务平台。当用户在调阅某高校的档案时首先想到的是使用该校档案信息化管理平台服务终端,且查阅成功的概率很高时,该校的档案信息化建设工作应该说已接近成功。

31 结合学校发展规划“, 远近结合”地建设(1) 平台建设应与学校发展规划同步档案信息化管理平台的规划和建设是高校发展战略的重要组成部分,需要学校配置足够多的物资和人力资源,以及足够多的信息资源。在大力发展“两型社会”的今天,平台建设应做到资源节约,避免重复建设,逐步推进信息中枢化,查阅多元化。

一般而言,学校发展规划决定了档案规模和用户规模的扩张速度,从而决定了档案信息化管理平台的规模进度。高校档案信息化系统的建设适用于项目管理的理论和方法,一定要全过程地控制好进度、成本和质量。启动各项工作前需先建立与学校发展规划相匹配的成本分析模型,做好可行性研究、财务预算审批、确立措施方案等前期工作,对照学校和档案发展推进的步骤和速度对平台建设规模进行动态分析研究。

建设过程中应对各项资源统筹调度,有序可控地开展建设工作,力争以较少的投入取得较大的效果。

(2)结合实际“, 远近结合”地建设好档案信息服务平台完善的数字化档案馆应有能力对大量纸质档案整理后进行数字化处理,档案管理者的知识结构应满足对档案的科学编目分类,档案录入格式与终端用户应用软件能完全兼容,档案信息化服务平台能完全融入校区电子资料管理中心系统,系统平台接驳了充足的查询终端,备份系统和病毒防御系统能有效阻止信息的丢失和泄密111111 ,高校档案管理完全实现这些目前还不可能一蹴而就。由于各高校档案信息化程度以及发展规模和速度都各不相同,这就要求当前档案信息服务平台的建设工作要根据本校特点,兼顾档案信息化建设的紧迫性和各高校档案管理现状,实行“远近结合”的原则来开展建设工作。首先,档案信息化管理平台建设工作应着眼于档案全面信息化的中、远期发展规划。软、硬件设备、系统的配置、人员的培训、档案科目的设置等应有3 - 5 年的超前性,特别是信息档案的分类应符合本校的发展战略规划,科目编制应为规划中的新学科和部门留有余地,信息平台应有能力承受一定时期内档案信息的扩张,适应近、中、远期的档案信息化管理工作。其次,重点档案优先信息化。对于本校侧重研究的领域或使用频率较高的档案系列,实行优先录入,使其尽快通过信息化管理平台提供服务,解决用户的迫切需要。另外,对于新产生的档案,必须实施“双轨制”对待。即坚持不懈地将纸质档案保存工作和数字化录入平台工作同步进行。

这样,通过“远近结合”的建设模式,使得在档案馆中统一数字化处理后的档案信息通过服务平台,面向越来越多的用户提供检索查阅服务,同时自身也得到了逐步完善。

综上所述,高校档案信息化管理平台是档案资源高度开放和统筹管理的有机统一,是广大档案用户的迫切需要,是档案建设部门适应信息时代的必然选择,规划并建设好它对于高校发展和提升实力具有重要的战略意义。

采用“专项投入、数字传递、结合规划、远近结合”的基本对策能有效推进档案信息化管理平台的建设工作。

高校可结合本校特色制定务实的实施方案,自主开发档案信息化管理平台,快而有序地推进档案信息化工作。

注释:[1 ]中华人民共和国教育部、国家档案局第27 号令《高等学校档案管理办法》。

[2 ]杜登梅《: 高校档案信息系统项目成本估算探析》,中国科技信息,2009 年第15 期。