一、科研档案的作用 
　　高职院校科研档案是学校科研活动的真实记录，是科学技术、教育教学研究储备的一种形式，是一种珍贵的科技和教育教学信息资源和宝贵的历史文化财富，在学校建设中可起到促进科学研究、总结经验和技术交流等多方面的作用。 
　　1.科研档案是学校科研经验的积累，是进行科技储备的手段。科研档案是科学、技术活动直接形成的历史记录，它真实地记录了科研活动的过程和成果，是科研经验和科研成果的直接载体。对于高职院校来说，科研档案不仅是一种资源储备，更是学校发展的里程碑。科研档案数量和质量，是学校整体科研能力、可持续发展能力反映的标志。 
　　2.科研档案是学校开展科研工作的重要资料。记载了前一阶段研究者的思想、方法和经验，对后人的科学研究具有参考价值。通过查阅已有的档案资料，可以拓宽思路，在吸收他人先进设计思想和研究内容、研究方法的基础上，提高自己的研究质量。 
　　3.科研档案是交流科研信息，促进科技进步的工具。档案除了可供查阅之外，还可根据各种需要对其进行加工整理。通过汇编专题资料、召开经验交流会、举办展览等各种形式宣传推广科研成果，为领导和研究者提供实用的资料和信息。 
　　4.科研档案是学校开展科研管理工作的重要依据。学校要有秩序地、高效率地进行科研活动和科研管理工作，如制定科研计划，科研课题立项评审，等都必须依靠真实、全面、准确的科研档案资料，没有科研档案，科学的决策与管理是难以进行的。 
　　5.科研档案是科研活动的凭证。单位或个人申报科研成果、申请科研奖励时，有关人员进行考核评定、评选先进、专业技术职称的评定晋级时，科研档案都能提供完整可靠的事实依据，发挥查考和凭证作用。 
　　二、高职院校科研档案的定位及主要内容 
　　高职院校科研档案的主要内容根据它为学校的发展研究和为科研人员所提供的信息可分为三个方面： 
　　1.从事科学研究人员的信息资料包括从事研究的学科以及在其研究领域取得的重大成果的介绍材料，为学校开展科学研究或申请高层次的项目研究提供人力资源信息。 
　　2.在各自学科领域取得的科研成果的信息资料主要包括各级各类科研项目的归档。从项目的申请、研究方案的设计论证、立项计划下达的通知和文件、经费的控制与使用进度、项目中期检查、项目最终完成的研究咨询报告和研究成果、结题报告和专家鉴定意见的原件和复印件等等。 
　　3.各级各类有关科研工作的指令性文件和通知等信息资料主要包括上级和学校下达的有关科研工作方面的各类文件以及上报的各级各类科研统计报表，主要为掌握有关科学研究的政策和规定、了解学校科研发展状况，保证科研工作的顺利开展。 
　　三、高职院校科研档案的规范管理 
　　1.科研档案管理必须抓好以下环节 
　　一是科研档案管理人员要树立开放服务意识和为科研服务的观念，扩大科研档案资源共享范围，二是增强科研人员的档案意识，充分认识科研档案的价值。三是科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。 
　　2.规范高校科研档案的管理模式 
　　第一，建立高校知识产权科研档案的统一管理制度。保证真实、完整全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果。对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存，集中统一管理，建立一种正常的知识产权的应用秩序，保护知识产权，这样有利于科学技术的推广及利用。 
　　第二，确立项目主持人归档责任制，由主持人立卷归档。归档的信息材料要内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。在实际工作中要减少档案资料的重复和冗余，注意防止应该归档文件的散失，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。 
　　第三，提高各级领导的科研档案意识.加强科研档案工作队伍建设。高职院校各级领导应该认识到，科研档案管理是一个总结性、记录性的重要环节，是一项技术性很强的工作。应在制度、人财物上给予支持，加强对所有科研工作者进行档案法律规章的宣传教育。要确保有一支健全的科研档案管理队伍建立相应的机构，配备与业务工作量相适应的专兼职科研档案管理人员。