摘要：精细化管理不仅是一种管理方式，也是一种管理理念。将生产领域中广泛使用的精细化管理引入高校办公室的会务工作，将成为新形势下高校办公室加强会务工作、提升管理水平的必然选择。首先阐述了在会务工作中引入精细化管理的必要性，随后从三个方面说明会务工作精细化管理的内涵及特点，最后结合实际会务工作提出了实现精细化管理的建议。 
　　关键词：高校办公室；会务工作；精细化管理 
　　作者简介：张凯（1984-），男，山东蓬莱人，华北电力大学校长办公室秘书；于喜海（1971-），男，黑龙江绥滨人，华北电力大学校长办公室副主任。（北京 102206） 
　　中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）01-0214-02 
　　随着经济社会的快速发展和高等教育改革的不断深入，高校办学规模不断扩大，加之高校与社会联系的逐渐密切，高校办公室会务工作的任务日渐繁重，内容日趋复杂，要求越来越高。会务工作繁冗琐碎，细节繁多，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。如果没有完善的工作机制和行之有效的管理方法就很难适应新形势下的会务工作要求，将精细化管理引入工作中成为高校办公室加强会务工作、提升管理水平的必然选择。 
　　一、会务工作引入精细化管理的必要性 
　　在中外文化中，有关“精细化”的思想源远流长。老子在《道德经》中提到“天下大事作于细”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”，四书中的《中庸》也提到“致广大而尽精微”。[1]意大利的比萨斜塔每增加一厘米的倾斜都可能导致古塔的倾覆，1%的疏忽可能会导致100%的失败。[2]著名的“海恩法则”指出：每一起严重事故的背后，必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。要消除一起严重事故，必须提前防控1000起事故隐患。这些言论都从不同方面诠释了“精细化”的内涵及重要性。 
　　随着现代社会分工越来越细和专业化程度越来越高，一个要求精细化工作和管理的时代已经来临。精细化管理不仅是一套系统的管理方式，也是一种成熟的管理理念。新形势下，将企业精细化管理理念引入高校办公室会务工作之中，既是推进会务工作从粗放型管理逐步向精细化管理转变的必经之路，也是全面提升办公室工作服务效能，应对新形势、新任务、新要求的有益尝试。 
　　会务工作时间紧、任务重、头绪多，引入精细化管理可以使会务服务制度化、规范化、科学化。只有通过明确的目标任务、细化责任，才能确保全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项。前期的精心谋划、精打细算最大限度地降低了办公运行成本，避免了损失和浪费现象的发生。有利于理顺工作机制，调动各方面的积极性，任何一方在完成本职工作之后，都会将精力投入到更紧迫的工作中去，这不仅克服了传统流水作业的弊端，极大地提高了工作效率，还有利于形成和谐的团队氛围。科学的管理有利于高校办公室的长远发展，有利于培养工作人员良好的工作习惯，进而展示办公室良好的风貌、办公室人员良好的业务素质。
　　二、会务工作精细化管理的内涵及特点 
　　精细化管理来源于日本的精益生产管理理论。[3]二次世界大战后，丰田公司创新思维方式，采用适应“多品种、小批量”的特点，以彻底杜绝浪费、提高生产效率为核心的精益生产方式，由一个名不见经传的小公司一跃成为汽车业明星。这种生产方式曾使丰田公司在全球经济普遍不景气、汽车工业陷入严重的行业危机中独树一帜，创造了世界汽车史上的奇迹。其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产中的每道工序和每个环节，从而以最小的投入创造出最大的价值。 
　　作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。[4]精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精。 
　　高校办公室会务工作精细化管理是“精心组织、细心办会、真心服务”思想的具体体现。这就要求每一个人都要把本职工作做到位，对工作负责、对岗位负责，人人都管理、处处有管理、事事见管理。 
　　高校办公室会务精细化管理的内涵应包含三层含义：一是“精”，即会务工作要突出重点，明确主线。各项工作要根据实际确定每个时期的工作重点（如会前的筹划、分解，会中的服务、接待，会后的督办、总结），只有这样才能把握住工作的方向。二是“细”，即覆盖会务全过程的环节要全，同时应具备一套完整而又详尽的工作机制，才能做到事事有章可循。重点强调把制度落实到位并内化为自觉行动，使办会人员能够真心地为每一位与会者服务。“细”的另一方面含义是要“小”。从小处着眼，从细节抓起，只有树立“办公室工作无小事，会务工作无小节”的工作敏锐性，才能从实处落实精细化管理。三是“省”，即精打细算，一方面是精简不必要的会议及环节，节省时间、提高效率，另一方面是提前调动各方面的主观能动性，做好会议预算明细，做到隆重而不铺张、简洁而不简单，争取花小钱办大事，并将其贯穿于整个会务工作的各个环节。这样，繁杂琐碎的会务工作便如同丰田生产系统一样在几乎完美的环境中有序进行，达到每一个步骤都精心、每一个环节都细心、每一项工作都是精品的近乎完美的内化效果。 
　　三、会务工作中实现精细化管理的建议 
　　作为综合协调部门，高校办公室是学校会议的组织者和承办者。会务工作既是高校办公室核心业务之一，也是展示办公室工作水平的窗口。它直接影响着学校教育方针、政策、路线在全校贯彻落实的程度，也直接决定着高校办公室在学校师生及外来嘉宾心中的形象。 
　　1.达成一个共识：会务工作无小事 
　　精细化管理不是针对某一环节，也不是某个人的事情，它要求全体办会人员必须全员参与。同时要转变思想观念，会务工作要从粗放的经验管理转变为科学的精细化管理。 
　　一方面，高校办公室要通过办讲座、搞培训、大讨论等形式，在日常工作中加强教职工的理论学习。只有这样“精细化管理”的理念才能深入人心，由单纯的管理方式转变为广泛的管理理念。
另一方面，在办会过程中，从上至下要把精细化管理的作风贯穿到办公室会务工作中的方方面面，按照精细化管理的要求细化目标、量化任务、强化责任，确保各个环节无缝对接、整体工作运转顺畅，做到细微之处见精神、细微之处见水平。[5]“会务工作无小事，细节决定成败”。会务工作，特别是大型会议活动的组织工作更是一项复杂的系统工程，如办会伊始要提前谋划，考虑到整体工作的方方面面及彼此间的关联与影响；会议过程中不要轻易放过任何一个可能影响全局的细节，对到会人员、座次排位、会议材料等容易发生问题的地方要细致入微、亲力亲为。因为会议一旦开始，哪怕是最细小的错误都可能酿成无法弥补的后果，造成无法挽回的影响。因此对细节的重视必须提高到与战略相同的高度。 
　　2.强化两种意识：精益求精和精打细算 
　　精益求精即以打造精品会议为目标。办会作为高校办公室的核心职能之一，是办公室展示工作水平最直接的形式。俗话说“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此会务工作要高标准、严要求，不能仅仅满足于跑跑腿、传传话的工作状态，要树立“无功就是过”的思想，创造性地开展工作，不断提高工作质量、水平和效率，把小事做细，把每个会议都办成精品工程。推进会务工作的精细化管理，要求高校办公室在立足实际及广泛调研的基础上制订和形成切实有效的工作机制、制订规范严格的工作标准、建立明确的奖惩激励机制。这就如同制造业中按照设计产品说明书的要求来制订工作预案，按照设计流水生产线的要求来细化流程，按照管理规模化生产的要求来进行统筹，确保每一个参与的工作人员都了解所有的环节和程序，通过规范化、标准化、精细化作业，把每一场会议和活动都打造成精品，有效避免了因工作人员经验和能力上的差异导致工作质效出现差异的问题。 
　　精打细算即打造高效节约、求真务实的新型会议模式，不流于形式，真正达到会议召开的目的。高质量的会务工作不仅要尽可能地节约能耗和各类物资，更需要精简会议场次、简化会议环节，腾出更多的时间，切实提高整个学校的工作效率。因此，会议应本着“简洁”、“高效”的原则，力求时间短、人员精、场地够用、物品实用、会议效果好。一是要充分利用现代通讯技术设备，对于一些地域跨度较大、召集时间比较紧迫、会议服务成本较高的会议可以通过电视电话会议和网络会议等形式，达到节省会议开支、提高行政效率的效果；二是会议材料质量要高，信息量要大，发言材料要根据会议内容限定字数，通常以不超过5000字为宜；三是各个环节的时间要控制好，如发言时间尽量不要超过20分钟，提出问题、阐明观点、讲出思想即可，过程性的内容尽量少涉及；四是会议的开支要精打细算，会议用品可以采购或制作一些可以反复使用的物品，不能为了“摆阔气”而违背原则；五是取消不必要的环节及安排，给会议承办方和与会人员带来经济负担和心理负担的能免则免。 
　　3.抓好三个环节：会前精心谋划，会中细致服务，会后督办总结 
　　在实际会务工作中有效推行精细化管理，要求高校办公室在“精、准、细、严”上下工夫，细化目标、量化任务、强化责任，实现办会规范化、科学化、标准化，力求精益求精、细致入微。在实施过程中，要具体抓好以下三个环节： 
　　（1）会前准备是整个会务工作的重点。准备工作是否充分是会议能否取得成功的关键环节。 
　　首先，会议方案要细。一套高质量的会务方案绝不是闭门造车、凭空想象的，它是建立在提早考察、广泛调研、主动沟通、全面思考的基础之上。会务方案要将分工细则、经费预算、议程安排、准备文件、会场布置、接待服务、会议编组、后勤保障等方方面面的问题考虑和安排好。最后的成果体现在会议指南的编制上，让与会人员一册在手，释疑解惑，同时策划者还要做好准备预案，做到有备无患。 
　　其次，落实要精。方案确定后，应根据会议规模决定是否召集相关的部门或人员召开协调会和分工会，确保会议任务在第一时间下达给相关人员。会务分工要求组与组之间、人与人之间具有较强的协调性，各组的负责人要熟悉本组人员的办事风格和特点，做好成员之间的角色定位，确保不因某一个人的离开而影响全局工作的进行。 
　　最后，检查要全。会议检查要求会务工作者亲力亲为，保证“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情绝不能找人代劳，交由别人做的工作也要及时地查漏补缺，不能存在侥幸或凭印象的心理。在实践中，可以坚持会前“三巡”的做法：一是对照会议安排巡查一下会场座次有无疏漏，有无错排、漏排的现象；二是巡查所分发的会议材料，特别是发给参会领导的会议材料是否足够、顺序有无差错、文件内页有无缺码等；三是巡查会场的音响视频设备是否正常运行、影音资料是否分门别类备好等。[6] 
　　（2）会中服务决定着办会的质量。会中细致的服务是精细化管理在会务工作中最重要的体现。会议期间是办会的最紧张阶段。会议一旦开始，任何错误都会被无限地放大，因此，要确保会中各项工作万无一失。首先是会务接待，如签到桌要安放在会场入口处醒目位置，同时在与会人员签到时要安排会务人员进行引导，使其在最短时间完成签到。随后会务人员要主动引领与会人员找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主动细致地做好会场服务，主要包括会议记录、影音多媒体调试等场内服务，还有安排会间服务以及食宿、人员接送、医疗安保等场外服务。最后，尤其需要关注的是会议进行中可能发生一些临时变动，如调整议题、增加与会人员以及其他特殊情况。会务人员要及时向领导请示，并根据领导的指示妥善处理，确保会议按照既定议题进行。 
　　（3）会后督办是会议成果的保证，会议的总结和建档是会务工作创新的源头。一次完整的会务工作并不是随着会议的结束而结束，办公室作为全校工作的督办机构，会后的跟进和督办是会议的继续和延伸。它不仅可以督促基层抓落实，还可以及时搜集、了解动态信息，为领导进一步决策提供参考，保证会议达到预期目的，取得实际的效果。而创新的源头在于继承，在于对以往经验的不断总结和升华，会后的总结和交流也显得尤为重要。因此，在条件允许的情况下，办公室应在会议结束后的第一时间召开一次会务工作总结交流会。大家将本次会议的亮点、不足、遇到的难题以及办会心得进行简单梳理，从而促进整体工作的创新；另外，大家应在交流中理顺工作关系、互通有无，既统一了认识也提高了整体的工作水平，强化了团队意识，从而更加有利于精细化管理在办公室其他领域工作中的全面开展。 
　　参考文献： 
　　[1]孔子，孟子.四书[M].济南：时代文艺出版社，2001：65. 
　　[2]张雅君.试论高校的细节管理及其制度化[J].世纪桥，2006，（9）：90-92. 
　　[3]汪中求.细节决定成败[M].北京：新华出版社，2004. 
　　[4]汪中求.精细化管理之基本理念[J].中国商贸，2008，（9）：116. 
　　[5]林茂才.高校办公室精细化管理探讨[J].浙江工商职业技术学院学报，2010，9（2）：73-76. 
　　[6]翁国平.办会五心经[J].秘书工作，2005，（2）.